Jokainen CRM rappeutuu itsestään. Yrityksiä lopetetaan, fuusioidaan ja asetetaan konkurssiin, nimet muuttuvat ja osoitteet vaihtuvat. Mikään näistä ei näy järjestelmässä, ellei joku katso.
Kuinka nopeasti data vanhenee
Suomessa lopetetaan vuosittain kymmeniätuhansia yrityksiä. Käytännön kokemus on, että vuoden vanhassa asiakasrekisterissä 10–15 prosenttia riveistä on jollain tavalla väärässä: yritys on lopettanut, nimi on muuttunut tai osoite on vanha.
Mitä voit tarkistaa ilmaiseksi
Kaikki seuraava on julkista tietoa, jonka voi tarkistaa Y-tunnuksen perusteella:
- Onko yritys yhä olemassa ja aktiivinen
- Onko nimi muuttunut
- Onko konkurssi-, saneeraus- tai selvitystilamerkintää
- Onko yritys yhä ALV- ja ennakkoperintärekisterissä
- Onko osoite muuttunut
Ennakkoperintärekisteristä poistaminen on Verohallinnon julkinen tapa merkitä laiminlyönnit. Se on varoitusmerkki, joka näkyy ennen kuin lasku jää maksamatta.
Kolmen askeleen rutiini
- Vie CRM:stä Y-tunnuslista ulos — pelkkä tunnus riittää.
- Aja tarkistus ja katso mitkä rivit ovat muuttuneet.
- Päivitä muuttuneet ja merkitse lopettaneet passiivisiksi sen sijaan että poistaisit ne — historia on arvokasta.
Rutiini kannattaa toistaa kaksi kertaa vuodessa. Se vie puoli tuntia ja estää sen, että myyjä soittaa konkurssipesälle.