Ulkoisen datan tuominen omaan järjestelmään kaatuu useimmiten samaan asiaan: mikä rivi on sama kuin mikä rivi.
Y-tunnus on ainoa avain
Nimeen perustuva yhdistäminen tuottaa aina virheitä. Yrityksellä voi olla useita nimiä samanaikaisesti, nimi voi muuttua, ja eri yrityksillä voi olla lähes sama nimi.
Jos CRM:ssä ei ole Y-tunnuksia, ensimmäinen työ on hankkia ne. Se kannattaa tehdä kerran kunnolla — kaikki myöhempi rikastus nojaa siihen.
Normalisoi tunnus ennen vertailua
Y-tunnus esiintyy muodoissa `1234567-8`, `12345678` ja `FI12345678`. Nämä ovat sama tunnus. Normalisoi kaikki samaan muotoon ennen liitosta, tai puolet osumista jää löytymättä.
Päätä etukäteen kuka voittaa ristiriidan
Kun ulkoinen data ja oma tieto ovat eri mieltä, jompaakumpaa on uskottava. Yleinen ja toimiva sääntö:
- Rekisteritiedot (nimi, osoite, tila) — ulkoinen data voittaa, koska se on virallinen lähde.
- Yhteyshenkilöt ja muistiinpanot — oma tieto voittaa, koska se perustuu todelliseen kontaktiin.
- Puhelinnumerot — täydennä, älä korvaa. Vanha numero voi olla suora, uusi vaihde.
Älä poista, merkitse
Kun yritys on lopettanut, älä poista riviä. Merkitse se passiiviseksi ja säilytä historia. Poistettu rivi palaa seuraavassa tuonnissa uutena, ja koko asiakashistoria on menetetty.
Ajoita päivitys järkevästi
Rekisteritietojen tarkistus kaksi kertaa vuodessa riittää useimmille. Ostosignaalit ovat eri asia: ne vanhenevat viikoissa, joten niitä kannattaa seurata jatkuvasti eikä eräajona.